Hovedstrukturen i arkon består av hovedkategorier, kategorier, ulike tilvalg og personer. I denne artikkelen forklarer vi hvordan de henger sammen. Hvis det er første gang du bruker arkon så er det lurt å starte med denne artikkelen.
Se for deg arkon-kontoen til ditt arrangement som et arkivskap. Skapet har flere skuffer. Inne i skuffene ligger flere mapper, og inne i mappene finner du en stabel personkort. På kortene finner du ulike stempler og gule lapper med info.
Oversatt til arkon blir det sånn her:
- Skuffen du åpner er det samme som en hovedkategori.
- Mappene i skuffen er ulike kategorier.
- Personkort i mappene er personene som er registrert i arkon.
- Stempler og gule lapper er ulike tilvalg.
Hovedkategori og kategori
Hovedkategorier er den overordnede sorteringa av personene du har godkjent inn i arkon. En hovedkategori vil ikke vises i oppsettet med mindre den også har en kategori under seg.
Kategorier er sorteringa som er underordnet hovedkategoriene. Alle personer du behandler i arkon må ligge i en kategori, og alle kategorier må ligge i en hovedkategori.
I skjermdumpen under kan du se eksempler på mye brukte kategorier og hovedkategorier.
Tilvalg
Tilvalg er også en form for sortering, men med en type informasjon som du enten legger til en person selv, eller som personen får mulighet til å velge å registrere på egenhånd. Tilvalg er ikke obligatorisk å oppgi for personen som registrerer seg.
Tilvalg er oftest en type informasjon som…
- du ønsker å knytte til flere personer, men ikke alle
- personer kan ha på tvers av ulike kategorier
- du ønsker å kunne bruke som grunnlag for en rapport – for eksempel: vis frivillige på tidligvakt i dag, men kun de som har matallergier.
- er nyttig for deg og ditt arrangement, men ikke nødvendigvis noe som alle andre arrangører ønsker å samle inn (derfor er det ikke et permanent felt i arkon, men noe du kan lage selv etter behov)
Tilvalg kan være av typen standardtilvalg eller vaktlister.
I skjermdumpen under kan du se noen eksempler på informasjon vi ofte samler inn eller lagrer som tilvalg:
Neste steg for deg som er ny i arkon:
Se hvordan du oppretter tilvalgsgrupper og standardtilvalg her, og få hjelp til å legge inn dine første vaktlister her.
Når du har gjort det er du klar for å opprette ditt første registeringsskjema.